Kostenoptimierung
im Einkauf: jeder Euro
zählt doppelt.
Kostenoptimierung im Einkauf beginnt mit Transparenz: Wir analysieren Ihre Ausgaben, priorisieren die Hebel je Warengruppe und setzen die Maßnahmen um – von Ausschreibungen über Verhandlungen bis zur anschließenden Umsetzung. Die Erfolgsmessung legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Kostenoptimierung besprechenWarum klassische Einsparrunden oft verpuffen
Viele Einkaufsorganisationen haben bereits Kostenrunden hinter sich. Trotzdem bleibt oft unklar, wo weitere Hebel liegen. Häufige Ursachen: fragmentierte Spend-Daten, die keinen Gesamtblick ermöglichen. Warengruppen, die historisch gewachsen und nie strategisch hinterfragt wurden. Preise, die auf Basis von Lieferantenangaben statt auf Grundlage eigener Kostenmodelle verhandelt werden.
Hinzu kommt Maverick Buying – also Beschaffungsvolumen, das an bestehenden Rahmenverträgen und Einkaufsprozessen vorbeiläuft. Das Ergebnis: verhandelte Konditionen werden nicht ausgeschöpft, Bündelungspotenziale bleiben liegen.
Kostenoptimierung beginnt deshalb nicht am Verhandlungstisch, sondern mit Transparenz über den tatsächlichen Spend, einer systematischen Hebel-Analyse und einer passenden Warengruppenstrategie.
Typische Anzeichen für ungenutzte Potenziale
- Spend-Daten liegen verteilt in mehreren Systemen und ergeben kein Gesamtbild.
- Preise werden auf Basis von Lieferantenangeboten statt eigener Kostenmodelle verhandelt.
- Bestellungen laufen an bestehenden Rahmenverträgen vorbei.
- Vereinbarte Einsparungen werden nicht in Budget und Ergebnis nachgehalten.
Neun Hebel für Ihre Kostenoptimierung
Wählen Sie ein Hebelfeld, um die konkreten Ansatzpunkte zu sehen. Welche Hebel für Ihre Warengruppen infrage kommen, bewerten wir in der Analyse nach Wirkung und Umsetzbarkeit.
Digitale Hebel
Digital Levers
- Digitalisierung / E-Sourcing
- E-Workflow / Automatisierung
- Datenmanagement & Transparenz
- Reporting & Controlling
Hebel identifizieren, Warengruppen positionieren
Zwei zentrale Werkzeuge bilden das Fundament unserer Analyse: der Lever Tree zur Strukturierung der Einsparhebel je Warengruppe und die DP Hebel-Architektur zur Priorisierung.
Lever Tree
Der Lever Tree gliedert die Einsparhebel je Warengruppe. Welche Hebel greifen, hängt von Warengruppe, Branche und Reifegrad Ihrer Einkaufsorganisation ab.
Preis & Konditionen
Bedarf & Spezifikation
Prozesse & Verträge
DP Hebel-Architektur
Unsere Hebel-Architektur ordnet die Einsparhebel nach Umsetzungsgeschwindigkeit und Wirkungstiefe — von kurzfristig wirksamen Maßnahmen bis zu strukturellen Veränderungen.
Preisverhandlung
Wettbewerb, Benchmarks & TCO-Modelle
Vertragshebel
Laufzeiten, Preisgleitklauseln & Boni-Modelle
Lieferantenkonsolidierung
Bündelung & strategische Partnerauswahl
Prozesseffizienz
P2P-Automation & Maverick-Buying-Reduktion
Demand Management
Bedarfsoptimierung & Spezifikationsanpassung
Make-or-Buy
Insourcing-Potenziale & Wertschöpfungstiefe
Welche Hebel im Vordergrund stehen, ergibt sich aus der Analyse Ihrer Warengruppen.
Switch Value Map
Warengruppen nach Einsparpotenzial und Wechselaufwand positionieren. So wird sichtbar, wo sofort gehandelt werden sollte — und wo Geduld die bessere Strategie ist.
Handlungslogik je Feld
Die Position im Quadranten bestimmt die Strategie. Jedes Feld verlangt einen anderen Ansatz.
Höchste Priorität: Lieferanten wechseln, nachverhandeln, bündeln. Hebel sofort aktivieren.
Lohnt sich, braucht aber Vorlauf: Qualifizierung, Etappenwechsel, strategische Vorbereitung.
Kein Sparhebel, aber leicht zu vereinfachen: Standardisieren, automatisieren, Kataloge einführen.
Wechsel nicht rentabel: Versorgung sichern, Risiko managen, bewusst akzeptieren.
Vom Spend-Screening bis zum Savings-Tracking
Vier Phasen mit vorab vereinbarten Ergebnissen. Jede Phase baut auf der vorherigen auf; Umfang und Schwerpunkte richten sich nach Ihrer Ausgangslage.
Spend-Transparenz
Mehrdimensionale Analyse Ihrer Ausgaben nach Lieferant, Warengruppe, Organisationseinheit und Vertragsstruktur.
Bereinigter Spend Cube, Übersicht der Bestellungen außerhalb bestehender Verträge, adressierbares Volumen
Hebel-Analyse
Systematische Bewertung aller Einsparhebel. Priorisierung nach Wirkung und Umsetzbarkeit – Quick Wins zuerst.
Lever Tree je Warengruppe, priorisierte Maßnahmen-Roadmap
Umsetzung
Wir setzen die priorisierten Maßnahmen um: Wir führen Ausschreibungen und Sourcing-Events durch, verhandeln in der Regel selbst – auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen – und übernehmen die anschließende Umsetzung.
Ausschreibungen, Sourcing-Events, Verhandlungen, Maßnahmenstatus je Warengruppe
Verankerung
Realisierte Einsparungen werden an der vereinbarten Baseline nachgehalten; die entwickelten Ansätze werden an Ihr Team übergeben.
Savings-Tracking, vereinbartes Messvorgehen, Übergabedokumentation
Module, die sich kombinieren lassen
Je nach Reifegrad und Ausgangslage stellen wir die passenden Bausteine zusammen. Welche davon Teil Ihres Projekts sind, wird vor der Beauftragung gemeinsam festgelegt.
Spend-Analyse & Spend Cube
Datengetriebene Transparenz über Ihr gesamtes Beschaffungsvolumen. Segmentierung nach Warengruppen, Lieferanten, Regionen und Vertragstypen.
Category Management
Entwicklung von Warengruppenstrategien auf Basis der DP Hebel-Architektur. Differenzierte Hebel je Kategorie.
Ausschreibungen & Sourcing-Events
Wir bereiten Ausschreibungen und Sourcing-Events vor, führen sie durch und werten die Angebote aus.
Verhandlungsführung
Wir bereiten Verhandlungen vor und führen sie in der Regel selbst – auf Wunsch gemeinsam mit Ihrem Team.
Demand Management
Bedarfssteuerung als oft unterschätzter Hebel. Standardisierung, Variantenreduktion und kritische Mengenprüfung.
Umsetzung & Erfolgsmessung
Wir übernehmen die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen und messen die Ergebnisse nach dem gemeinsam festgelegten Vorgehen.
Wie Ziele, Verantwortung und Ergebnisse vereinbart werden
Bevor Maßnahmen starten, legen wir gemeinsam fest, was als Einsparung gilt und wie sie gemessen wird. So bleiben Ergebnisse für Einkauf, Controlling und Geschäftsführung nachvollziehbar.
Auftrag & Umfang
Warengruppen, Ziele, Zeitrahmen und Projektorganisation werden zu Beginn gemeinsam festgehalten.
Baseline & Savings-Definition
Ausgangspreise und -volumina bilden die Baseline. Mit Ihrem Controlling legen wir fest, welche Einsparungen budget- oder ergebniswirksam gezählt werden.
Rollen & Verantwortung
Wir übernehmen Analyse, Ausschreibungen, Sourcing-Events, Verhandlungen und die anschließende Umsetzung. Auf Ihrer Seite benennen Sie je Maßnahme eine Ansprechperson für Entscheidungen.
Erfolgsmessung
Realisierte Einsparungen werden nach dem gemeinsam festgelegten Vorgehen an der vereinbarten Baseline gemessen.
Was wir für den Projektstart benötigen
Die Daten müssen nicht aufbereitet vorliegen – die Aufbereitung ist Teil der ersten Phase.
- Auszug Ihrer Einkaufsausgaben, z. B. aus dem ERP-System
- Übersicht wesentlicher Lieferanten und Verträge
- Ansprechpartner in Einkauf und Controlling
- Ziele und Prioritäten der Geschäftsführung
Wie wir in der Kostenoptimierung arbeiten
Kostenoptimierung ist eines der Themen unserer Einkaufsberatung. Wir verbinden Spend-Analyse und Warengruppenstrategie mit Ausschreibungen, Verhandlungen und der Umsetzung. Ziele, Erfolgsmessung und Rollen legen wir vorab gemeinsam mit Ihnen fest.
Quantifiziert und nachvollziehbar
Jedes Potenzial wird bewertet und mit einem konkreten Umsetzungspfad hinterlegt – auf Basis einer gemeinsam vereinbarten Messlogik.
Wissenstransfer als Prinzip
Ziel ist, dass Ihr Team die entwickelten Ansätze anschließend eigenständig weiterführen kann – ohne dauerhafte Abhängigkeit von externer Beratung.
Unverbindlicher Einstieg
Im Erstgespräch klären wir, ob und in welchem Umfang ein Projekt sinnvoll ist. Die Konditionen werden vorab vereinbart, die Erfolgsmessung legen wir gemeinsam fest.
Klare Verantwortlichkeiten
Für jede Maßnahme ist festgelegt, wer auf Ihrer Seite verantwortet und was wir übernehmen – von der Analyse über Ausschreibungen und Verhandlungen bis zur Umsetzung.
Fragen zur Kostenoptimierung im Einkauf
Antworten auf die Fragen, die vor einem Projekt am häufigsten gestellt werden.
Für welche Unternehmen eignet sich eine Kostenoptimierung im Einkauf?
Wie läuft der Projektstart ab und welche Daten werden benötigt?
Wie werden Einsparungen gemessen?
Nennen Sie vorab eine Einsparquote?
Welche Rolle übernimmt Ihr Einkaufsteam?
Wie grenzt sich Kostenoptimierung von einer Einkaufstransformation ab?
Wenn es um mehr als einzelne Warengruppen geht
Wo liegen Ihre Kostenhebel?
In einem unverbindlichen Erstgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage, mögliche Hebel und einen sinnvollen Einstieg in die Analyse Ihrer Einkaufsausgaben.
Hilfreich für Ihre Anfrage
- Welche Warengruppen oder Kostenblöcke betroffen sind
- Anlass, Ziel und gewünschter Zeitrahmen
- Ansprechperson und bevorzugter Kontaktweg