Indirect Spend: der unterschätzte Kostenblock im Einkauf
Indirect Spend umfasst alle Ausgaben, die nicht ins Endprodukt eingehen, und wird in vielen Unternehmen kaum gesteuert. Wir analysieren Ihre indirekten Ausgaben, bündeln Bedarfe, schreiben aus und verhandeln neu. Die Einsparziele vereinbaren wir mit Ihnen, bevor die Umsetzung beginnt.
Potenzial im Indirect Spend einschätzen lassenWas ist Indirect Spend?
Indirect Spend bezeichnet alle Ausgaben eines Unternehmens für Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt eingehen. Dazu zählen etwa IT und Software, Telekommunikation, Facility Services, Energie, Fuhrpark, Marketing, Beratung, Büro- und Betriebsbedarf sowie Logistikdienstleistungen. Auf Deutsch spricht man auch vom indirekten Einkauf.
Direct Spend umfasst dagegen Rohstoffe, Komponenten und Vorprodukte, die in das verkaufte Produkt einfließen und unmittelbar in die Herstellkosten eingehen. Indirect Spend hält den Betrieb am Laufen, taucht aber in keiner Stückliste auf und wird deshalb seltener systematisch gesteuert.
Indirect Spend Management bedeutet, diese Ausgaben genauso konsequent zu führen wie das Produktionsmaterial: mit klarer Verantwortung je Warengruppe, belastbaren Daten und Verträgen, die regelmäßig auf den Prüfstand kommen. Wer indirekte Kosten senken will, braucht deshalb zuerst Transparenz darüber, wer was bei wem zu welchen Konditionen bestellt. Indirect Spend ist damit ein Schwerpunkt unserer Kostenoptimierung im Einkauf.
Typische Warengruppen im indirekten Einkauf
- IT und Software
- Telekommunikation
- Facility Services und Energie
- Fuhrpark
- Marketing und Beratung
- Büro- und Betriebsbedarf
- Logistikdienstleistungen
Warum indirekte Kosten aus dem Ruder laufen
Indirekte Ausgaben wachsen selten durch eine einzelne große Entscheidung. Sie wachsen leise, über viele kleine Bestellungen in vielen Abteilungen. Fünf Ursachen sehen wir besonders häufig.
Dezentrale Bestellungen
Fachbereiche bestellen selbst, oft ohne Einkauf und ohne Blick auf bestehende Verträge. Gleiche Bedarfe werden an mehreren Standorten zu unterschiedlichen Preisen gedeckt.
Viele Kleinlieferanten
Jeder Bereich hat seine eigenen Lieferanten. Das Volumen verteilt sich so auf viele Partner, dass bei keinem ein Hebel für bessere Konditionen entsteht.
Verträge mit automatischer Verlängerung
Verträge für Software, Wartung oder Dienstleistungen verlängern sich stillschweigend. Kündigungsfristen verstreichen, Preise und Leistungsumfang werden nicht mehr hinterfragt.
Fehlende Verantwortung im Einkauf
Für viele indirekte Warengruppen fühlt sich niemand im Einkauf zuständig. Budgets liegen in den Fachbereichen, Entscheidungen fallen ohne Marktvergleich.
Keine saubere Datenbasis
Bestellungen laufen über Rechnungen, Kreditkarten und verschiedene Systeme. Ohne einheitliche Warengruppen lässt sich nicht erkennen, wofür das Geld tatsächlich ausgegeben wird.
So gehen wir vor
Unser Vorgehen im Indirect Spend folgt denselben vier Phasen wie jedes Projekt zur Kostenoptimierung. Umfang und Schwerpunkte richten sich nach Ihrer Ausgangslage.
Spend-Analyse
Wir ordnen Ihre Ausgaben nach Warengruppen und Lieferanten, bereinigen Dubletten und machen sichtbar, welches Volumen über Verträge läuft und welches daran vorbei.
Priorisierung
Jede Warengruppe bewerten wir nach Hebel und Umsetzbarkeit. So entsteht eine Reihenfolge, die kurzfristig umsetzbare Maßnahmen und größere Ausschreibungen sinnvoll kombiniert.
Ausschreibung, Bündelung und Verhandlung
Wir bündeln Bedarfe über Standorte und Abteilungen, führen Ausschreibungen durch und verhandeln in der Regel selbst, auf Wunsch gemeinsam mit Ihrem Team.
Verankerung
Neue Konditionen sichern wir in Verträgen, Bestellwegen und Freigaberegeln ab, damit die Einsparungen dauerhaft im Ergebnis ankommen. Dazu gehören klare Zuständigkeiten je Warengruppe.
Grundlage jeder Spend-Analyse sind saubere Daten. Wie Spend Analytics und digitale Werkzeuge dabei helfen, beschreiben wir unter Digitalisierung und KI im Einkauf.
Typische Hebel je Warengruppe
Welche Hebel wirken, hängt von Markt, Vertragslage und Bedarf ab. Die Tabelle zeigt typische Ansatzpunkte, mit denen wir in die Analyse einsteigen. Wie groß das Potenzial in Ihrem Unternehmen ist, zeigt erst die Spend-Analyse.
| Warengruppe | Typischer Hebel |
|---|---|
| IT und Software | Lizenzbestand bereinigen, ungenutzte Lizenzen kündigen, Laufzeiten und Konditionen neu verhandeln. |
| Telekommunikation | Tarife und Verträge bündeln, ungenutzte Anschlüsse kündigen. |
| Facility Services | Leistungsverzeichnisse schärfen und neu ausschreiben, Intervalle für Reinigung und Wartung am Bedarf ausrichten. |
| Energie | Beschaffungsstrategie festlegen, Zeitpunkte und Laufzeiten planen, Abnahmestellen bündeln. |
| Fuhrpark | Leasingverträge und Car Policy überarbeiten, Modelle und Laufzeiten standardisieren. |
| Marketing und Beratung | Rahmenverträge mit vereinbarten Sätzen, klare Leistungsbeschreibungen, Abrufe über den Einkauf. |
| Büro- und Betriebsbedarf | Sortiment über Kataloge standardisieren, Lieferanten bündeln, Bestellwege vereinfachen. |
| Logistikdienstleistungen | Sendungsdaten auswerten, nach Relationen ausschreiben, Nebenkosten transparent machen. |
Viele Positionen im indirekten Einkauf sind Kleinbestellungen bei wechselnden Lieferanten. Wie sich dieser Teil steuern lässt, zeigt unsere Seite zum Tail Spend Management.
Ergebnisse
Im indirekten Einkauf zeigen sich Ergebnisse oft in zwei Formen: bessere Preise und Konditionen sowie geringerer Verbrauch, etwa durch gekündigte Lizenzen oder angepasste Leistungsumfänge. Beides halten wir an der vereinbarten Baseline nach. Belastbare Ziele für Ihren Indirect Spend vereinbaren wir nach der Analyse.
Fragen zum Indirect Spend
Was gehört zum Indirect Spend?
Was ist der Unterschied zwischen direktem und indirektem Einkauf?
Wie hoch ist das Einsparpotenzial im indirekten Einkauf?
Wo liegen Ihre Hebel im indirekten Einkauf?
In einem unverbindlichen Erstgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage, die relevanten Warengruppen und einen sinnvollen Einstieg in die Spend-Analyse. Hilfreich ist ein Auszug Ihrer Kreditoren- oder Rechnungsdaten; aufbereitet müssen die Daten nicht sein.
Potenzial im Indirect Spend einschätzen lassen