Tail Spend Management: wo Kleinbeträge zum großen Kostenfaktor werden
Tail Spend verteilt sich auf viele Lieferanten mit kleinen Beträgen und verursacht hohen Aufwand in Einkauf, Buchhaltung und Fachbereichen. Mit Tail Spend Management reduzieren wir die Zahl der Lieferanten, bündeln Bedarfe auf Rahmenverträge und senken die Prozesskosten im Einkauf.
Tail Spend analysieren lassenWas ist Tail Spend?
Tail Spend ist der Teil der Einkaufsausgaben, der sich auf sehr viele Lieferanten mit jeweils kleinem Volumen verteilt. Man spricht auch von Tail End Spend, weil diese Lieferanten in einer nach Volumen sortierten Liste das lange Ende bilden.
Typisch ist ein Missverhältnis: Ein kleiner Teil des Einkaufsvolumens verursacht einen großen Teil der Bestellvorgänge, Rechnungen und Lieferantenanlagen. Jede einzelne Bestellung wirkt unbedeutend. In der Summe binden sie Zeit und Kapazität, die für strategische Aufgaben fehlt.
Wo genau der Tail beginnt, legt jedes Unternehmen selbst fest. Entscheidend ist keine feste Grenze, sondern das Verhältnis von Aufwand und Volumen je Lieferant. Häufig zeigt sich dabei, dass viele Tail-Lieferanten Artikel liefern, die es auch bei bestehenden Vertragspartnern gibt.
Tail Spend Optimierung setzt deshalb weniger beim Preis der einzelnen Bestellung an als bei der Struktur dahinter: wie viele Lieferanten es braucht, über welche Wege bestellt wird und welche Regeln gelten. Ziel ist nicht, jede Kleinbestellung zu verbieten, sondern sie dorthin zu lenken, wo sie mit wenig Aufwand und zu geprüften Konditionen abgewickelt wird. Tail Spend Management ist damit ein Schwerpunkt unserer Kostenoptimierung im Einkauf.
Woran Sie einen großen Tail erkennen
- Viele Lieferanten mit nur einer oder wenigen Rechnungen im Jahr.
- Gleiche Artikel werden bei verschiedenen Lieferanten bestellt.
- Neue Lieferanten werden ohne Prüfung angelegt.
- Fachbereiche bestellen Kleinbedarfe per Kreditkarte oder Spesenabrechnung.
- Bestellungen laufen über Einzelrechnungen statt über Verträge oder Kataloge.
Warum Tail Spend teuer ist
Die Kosten des Tail Spend stehen selten auf einer Rechnung. Sie entstehen im Prozess, in fehlenden Verträgen und im Risiko. Weil sie über viele Abteilungen verteilt sind, fallen sie in keiner Budgetübersicht auf.
Prozesskosten pro Bestellung
Anfrage, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Zahlung laufen bei einer Kleinbestellung genauso ab wie bei einer großen. Der Aufwand steht oft in keinem Verhältnis zum Bestellwert.
Fehlende Rahmenverträge
Ohne Vertrag gilt der Listenpreis des Lieferanten. Mengen, die über das Jahr zusammenkommen, werden nie gebündelt verhandelt.
Compliance-Risiken
Jeder ungeprüfte Lieferant ist ein Risiko, etwa mit Blick auf das Lieferkettengesetz, Sanktionslisten oder den Datenschutz. Bei sehr vielen Kleinlieferanten fehlt meist der Überblick.
Keine Preistransparenz
Wer nur gelegentlich bestellt, vergleicht selten. Ob ein Preis marktgerecht ist, bleibt offen, und Preissteigerungen fallen nicht auf.
Unser Vorgehen
Tail Spend Management verbindet Lieferantenreduzierung mit einfacheren Bestellwegen. Umfang und Reihenfolge der Schritte richten sich nach Ihren Daten und Ihrer Organisation.
Lieferantenbasis analysieren und clustern
Wir werten Ihre Lieferanten nach Volumen, Anzahl der Bestellungen und Warengruppe aus und fassen sie zu Clustern zusammen. So wird sichtbar, wo sich Bündelung lohnt und welche Lieferanten verzichtbar sind. Grundlage sind Kreditorenstamm, Bestell- und Rechnungsdaten.
Bündeln auf Rahmenverträge und Kataloge
Bedarfe aus den Clustern führen wir auf wenige Lieferanten mit Rahmenverträgen oder Katalogen zusammen. Ausschreibungen und Verhandlungen übernehmen wir, auf Wunsch gemeinsam mit Ihrem Team. Das ist der Kern der Lieferantenreduzierung.
Bestellwege vereinfachen
Für verbleibende Kleinbedarfe richten wir einfache Wege ein, zum Beispiel Katalog, Einkaufskarte oder Marktplatz. Fachbereiche bestellen schneller, der Einkauf behält den Überblick. Wichtig ist, dass der neue Weg für die Besteller einfacher ist als der alte, sonst wird er nicht genutzt.
Regeln und Kennzahlen
Klare Regeln für die Anlage neuer Lieferanten und wenige aussagekräftige Kennzahlen sorgen dafür, dass der Tail nicht wieder wächst. Die Verantwortung dafür übergeben wir an Ihr Team.
Die Prüfung neuer und bestehender Lieferanten ist eng mit dem Risikomanagement verbunden. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zum Risiko- und Lieferantenmanagement. Besteht der Tail vor allem aus indirekten Warengruppen, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf den Indirect Spend.
Ergebnisse
Im Tail Spend zählen neben dem Preis vor allem weniger Lieferanten, weniger Bestellvorgänge und klare Bestellwege. Typische Messgrößen sind die Zahl aktiver Lieferanten, der Anteil der Bestellungen über Verträge und Kataloge sowie die Zahl der Bestellvorgänge je Warengruppe. Welche davon für Sie sinnvoll sind, legen wir gemeinsam fest. Ziele für Ihr Projekt vereinbaren wir nach der Analyse.
Fragen zum Tail Spend
Was versteht man unter Tail Spend?
Wie reduziert man Tail Spend?
Lohnt sich Tail Spend Management auch im Mittelstand?
Wie groß ist Ihr Tail Spend?
In einem unverbindlichen Erstgespräch besprechen wir Ihre Lieferantenstruktur, Ihre Bestellwege und einen sinnvollen Einstieg in die Analyse. Hilfreich ist ein Auszug Ihrer Kreditoren- und Rechnungsdaten; aufbereitet müssen die Daten nicht sein.
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